Перевод Life Tools. Страница 9. Матрица управленяи временем

Матрица управления временем поможет определить, уделяете ли вы достаточно времени важным делам. Она прокрывает срочные дела, такие как телефонные звонки, и важные дела, которые связаны с получением результата, например планирование целей. Обычно наши дела - это комбинация срочности и\или важности. Мы тратим свое время одним из 4-х способов, отмеченных в матрице управления временем.

	Срочные	Не срочные
Важные	Квадрат 1 Кризисы, давящие проблемы, задачи с заканчивающимся сроком выполнения Приводят к: Стрессу, эффекту "горет на работе", кризис-менеджементу и авралу	Квадрат 2 Предотвращение кризисов, упражнения, налаживание личных связей, поиск новых возможностей, планирование и отдых. Создает: Понимание ситуации, перспективы, баланс, дисциплину, контроль и уменьшает потери времени в квадрате 1
Не важные	Квадрат 3 Прерывания, звонки, почта, отчеты, собрания, предположения, общественная активность Ведет к: Фокусированию на скоротечных делах, кризис-менеджементу, ощущению незащищенности, отсутствию контроля, потере связей	Квадрат 4 Текучка, бесполезная работы, почта, звонки, поглотители времени, дела, направленные на получение удовольствия и для удегания от насущных проблем Приводят к: Полной безответсвенности, авралам, зависимости от других, убеганию от дел из квадратов 1 и 2

Дела в квадрате 1 - это дела и срочные, и важные, и мы все сталкиваемся с такими время от времени. Дела квадрата 3 - срочные, но не важные, например чтение спама который заполнил почтовый ящик. Дела в квадрате 4 - это времяпоглотители типа бесцельного просмотра интернета. Люди, которые тратят много времени в квадратах 3 и 4 - это люди, не отвечающие за свою жизнь.

Для того, чтобы жить эффективной и полной жизнью, вы должны использовать каждый момент, чтобы работать в квадрате 2, связанног ос важными, но несрочными делами. Недельное планирование и работа по предотвращению кризисов - вот примеры дел из квадрата 2. Если вы будете проводить ваше время в квадрате 2, вы увидите, что количество кризисных ситуаций, с которыми вы сталкиваетесь, уменьшится и это поможет вам в достижении ваших целей.

Возьмите за правило регулярно спрашивать себя, в каком квадрате вы сейчас работаете. Если вы найдете себя в квадрате 3, вам нужно научиться говорить "нет" тем делам, которые не важны. Если вы находитесь в квадрате 4, вам нужно попытаться уйти из него. Вы можете находиться в квадратах 3 и 4 из-за того, что вы не точно представляете, что вам нужно от жизни и что действительн оважно для вас. Если это так, то вам нужно определить вашу миссию и цели.

Скопируйте матрицу управления времением в ваш инструмент планирования. Помните, что нужно держаться в стороне от квадратов 3 и4 и стараться работать в квадрате 2. Это уменьшит время, которое вам приходится проводить в квадрате 1 и поможет вам достичь желаемых результатов.

Перевод Life Tools. Страница 8. Инструменты планирования

Планирование времени дает хорошой обзор того, что должно быть сделано и позволяет вам расставить ваши дела с правильным приоритетом. Подходящий инструмент планирования - это важная часть эффективной системы управления временем. Ниже приведены несколько наиболее популярных инструментов. Вы можете выбрать себе один из них или использовать несколько инсрументов одновременно. Ваш инструмент планирования должен удовлетворять как минимум следующим критериям:

• Он должен довать достаточно места для записи времени, отведенного под важные дела.
• Должно быть место для записис вашей миссии, ролей и целей
• Он должен настраиваться под ваш стиль описания дел и ваши требования
• Он должен быть достаточно компактный для того, чтобы вы могли носить его с собой
• Он должен быть простым в использовании
• Он не должен обременять ваш бюджет

Некоторые инструменты планирования:

1. Дешевый ежедневник из простой бумаги. "+" - дешевый, компактный. "-" - Не дает достаточно места для записей, нужно менять каждый год, данные не защищены от потери.
2. Специальный ежедневник. "+" легко настраиваемый и удобный в использовании, специально предназначен для планирования. "-" дорогой, не компактный, данные не защищены от потери.
3. Компьютер\ноутбук. "+" очень легко настраивается, может быть сделана копия данных. "-" не компактный, дорогой, может быть сложен в использовании
4. Карманный компьютер\смартофон. "+" очень легко настраивается, может быть сделана копия данных. "-" дорогой, может быть сложен в использовании

Перевод Life Tools. Страница 7. Планирование личного времени

Планирование вашей деятельности даст вам картину того, что должно быть сделано и поможет вам расставить ваши действия с верными приоритетами. Если вы не будете планировать свою деятельность, то вы возможно:

1. Тратить время на те действия, которые не являются важными
2. Неможете достичь того, к чему стремитесь
3. Берете на себя слишком много, из-за чего страдаете от перезагруженности

Если вы эффективно вое время, то вы:

1. Концентрируетесь на том, что действительно важно для вас
2. Хорошо настроены на достижение ваших целей
3. Ощущаете, что управляете своей жизнью, лучше и точнее мыслите, пасслабляетесь без беспокойства о том, что вы что-то забыли сделать

Для планирования времени вам необходим инструмент планирования. Посмотрите страницу Инструменты планирования времени для выбора подходящего вам инструмента.

Чтобы максимально эффективно использовать время, вы должны создать недельный план. Выберите какой-нибудь отрезок времени, в который вы регулярно, каждую неделю будете уделять 15-30 минут для планирования на следующую неделю. Это может выглядеть как дополнительное бремя, но вы сэкономите больше времени, если начнете делать это, и вскоре этот процесс начнет вам нравиться. Для составления недельного плана выполните следующее:

1. Эсли вы планируете первый раз, вы должны определить различные роли, которые вы играете в своей жизни, и записать их. Вот список некоторых ролей: муж, менеджер, мать, студент, социальный работник, друг, родственник, спортсмен, жена, служащий.
2. Выберите цели недели. Придумайте 2-3 важных результата для каждой роли, которые вы должны получить к концу недели и запишите их. Эти короткосрочные цели должны укладываться в вашу миссию, если вы ее определили. Просмотрите ваш ежедневник на пару недель вперед для того, чтобы определить все важные события, к которым вы должны быть готовы, например встречи или дни рождения.
3. Расписание. Распланируете ваши действия для достижения краткосрочных целей. Убедитесь, что вы действительно выделили достаточно времени на эти действия. Например, если вы запланировали 3 раза в неделю заниматься бегом, то вы должны выделить по одному утреннему часу у трех дней для этого. Занесите расписание в ваш инструмент планирования.

Очень важно правильно и реалистично выделять время на различные действия при планировании. Используйте с осторожность фразы типа "Попробовать делать упражнения в это время". Если вы не уверены, то лучше перепланировать заново. Также, оставьте сколько-то времени для тех вещей, которые могут появиться неожиданно, иначе вы будете расстроены тем, что они мешают сделать вам запланированные дела. Реалистичное планирование - ваш путь к успеху.

Выберите несколько минут в день для проверки вашего недельного расписания, чтобы быть в курсе всех решений, которые вы приняли, а также учитывать непредвиденные случаи, которые могут сорвать ваше расписание. Также полезно делать списки важности дел, в котрых вы проставляете вашим делам приоритеты от "очень важно" до "не важно". Это позволит вам сфокусироваться на выполнении важных дел и не даст вам испытывать стресс от большого количества не очень важных дел.

Перевод Life Tools. Страница 6. Ментальные карты

Ментальные карты могут использоваться в большинстве жизненных ситуаций, которые включают обучение, обдувание и принятие рещения. Аналогично дорожной карте ментальная карта может:

1. Дать вам обзор большой области


2. Помочь вам в планировании пути\выборе альтернативы и даст вам знать, куда вы идете и где вы будете.


3. Собрать и созранить большой объем информации.


4. Помогать в решении проблем и выборе решения, показывая вам новые пути для действия.


5. Сделать вас очень рациональным


6. Быть удобными для просмотра, прочтения, размыщшлений и запоминания.


7. Притягивать и удерживать ваш взгляд и мысли.


8. Дать возможность увидеть одновременно полную картину и детали.


9. Поддерживать вас в вашей деятельности

Вы можете создавать ментальные карты на бумаге или с помощбю специальных программ. Для того, чтобы сделать карту на бумаге:

1. Возьмите большой лист бумаге (А4, а лучше А3) и набор цветных ручек.


2. Выберите тему, по которой вы хотите составить ментальную карту.


3. Приготовьте все необходимые материалы, исследования и дополнительную информацию по теме.


4. В центре бумаге напишите название темы или картинку, ее характеризующую


5. Используйте выделение и цвета в центральной картинке для увеливения внимания на теме и в помощь вашей памяти.


6. Вокруг темы напишите основные сферы жизни, которые тема затрагивает.


7. Соедините их с темой линиями.


8. Детализируйте каждую сферу, разбив ее на аспекты и различные возможности. Запишите эти аспекты и соедините со сферой линиями.


9. Используйте картинки, где это возможно.


10. Используйте цвета как ваш личный код для тобо, чтобы выделить людей, темы, даты и т.д.

Ниже показан пример ментальной карты, кторая показывает, как ментальная карта может использоваться для помощи в принятии решения по переходу на новую работу.

Перевод Life Tools. Страница 5. Анализ сил в области

Как только вы определили цели, очень важно понять, какие силы поддерживают и противодействуют вашему движению к цели. Определив эти силы, вы сможете использовать те силы, которые работают на вас, и уменьшать действие сил, которые работают против вас.Силы, которые помогают вам, называются "Продвигающие силы" (driven forces) . Силы, которые работают против вас, называются "Сдерживающие силы".

Для анализа сил:

1. Убедитесь, что вы начинаете движение с хорошо определенной целью, которую вы четко сформулировали, используя технологию постановки целей.
2. В начале большого листа бумаги напишите цель или изменения, которые вы хотите произвести.
3. Поделите лист на 2 верикальные колонки
4. Левую колонку озаглавьте "Продвигающие силы"
5. Правую колонку озаглавьте "Сдерживающие силы"
6. Заполните обе колонки.
7. Как только оба вида сил будут записаны, ответи на следующие вопросы:
   


1. Все силы действуительно действуют?
2. Как вы это определили?
3. Насколько значима каждая из них?
4. В чем ее мощь?
5. Какие силы могут измениться?
6. Какие не могут измениться?
7. Какие силы меняются быстрее?
8. Какие медленнее?
9. Какие силы при изменении могут привести к быстрым переменам?
10. Какие только медленно изменяют ситуацию?
11. Какие знания и информация нужна, чтобы изменить силы?
12. Можете ли вы получить эти знания и информацию?


8. Оцените каждую силу по шкале от 1 (слабая сила) до 5 (мощная сила). Оценка ставьте, изходя из (а) мощности силы и (б) степени, с которой мы можем повлиять на силу.
9. Посчитайте сумму баллов в каждой из колонок
10. Решите, достижима ли цель. Если достижима, то составьте план управления силами, который поможет (a) увеличить мощность продвигающих сил, (б) ослабить сдерживающие силы, (в) создать новые продвигающие силы

Вы почувствуете, что это технология очень полезна во многих ситуациях, начиная от самосовершенствования и заканчивая ситуациями на работе.

5 тибетцев. Результаты по 10 дням

Комплекс "Пять тибетцев" показал себя с хорошей стороны. Разминка отличная - участвуют почти все мышцы корпуса. На второй день стал делать каждое упражнение по 21 разу - как рекомендуют. Несколько дней болели мышцы в области плеч и шеи. Скорее всего стали работать те мышцы, которые в обычной жизни редко бывают задействованы.

По энергетике изменений не чуствую. Но для изменений в этой сфере еще мало занимаюсь.
Посмотрим, что будет дальше.

Перевод Life Tools. Страница 4. Как планировать цели

Раз уж вы определили ваши цели, то нужно разработать реалистичный план их достижения. Если вы еще не определили ваши цели, используя материалы книги, то лучше сделайте это, прежде чем читать дальше.

Для достижения некоторых целей достаточно предпринять очевидные действия, но в других случаях требуется планирование своих действий и вы можете не знать ,с чего начать.

Вы можете использовать эту технологию для создания плана достижения цели. Для начала найдите тихое место, чтобы вас не беспокоили. Вам может понадобиться помощь друзей, для того, чтобы обговорить некоторые пункты - это поможет вам уделить большее внимание деталям.

Вы достигнете лучших результатов, если вы перед началом работы освободите голову от лишних мыслей, специально выделите время и сконцентрируетесь на каждом пункте.

1. Представьте цель. Тщательно представьте себе результат достижения цели - как это будет выглядеть для вас. Представляйте это себе в мельчайших деталях и наслаждайтесь вашим успехом. Прислушайтесь к своим мыслям и почувствуйте дату и время достижения цели.
2. Посмотрите в будущее. Представьте себе, как раскрывается ваша миссия после достижения этой цели.
3. Посмотрите на прошлое. Проследите ваш путь от достижения цели обратно к настоящему дню. Увидьте себя работающим над этим упражнением и проследите путь из прошлого к вашему настоящему состоянию.
4. Пройдитесь по пути. С точки достижени цели идите назад во времени по пути ,который вы себе представили.Заметьте, что вы делаете на этом пути ,включая ваши действия, людей, которые вовлекаются в этот процесс, и новые знания, которые вы получаете. Запомните последовательность, в которой происходят события на вашем пути.
5. Вернитесь в настоящее. Закончите упражнение, опять представив, что вы достигли цели в нужное время и вкушаете плоды достигнутого.
6. Запишите план. Теперь, когды вы определили действия, которые надо предпринять для достижения цели, вы должны назначить даты для каждого из действия и записать их. Вы можете использовать технологию Анализ сил в области (Force Field Analysis) для определения сил, которые поддерживают и работают против вашей цели и приготовьте план действий, учитывающий их.

Это упражнение может использоваться для целей любого размера и сложности, причем несколько раз для одной и той же цели. Просматривайте ваши цели в процессе недельного планирования и вставляйте связанные с целями действия в ваш недельный план. Помните, что планирование личного календаря дает вам лучший шанс осуществить деятельность, связанную с вашими целями, что поможет вам успешно достичь целей.

Перевод Life Tools. Страница 3. Как определить цели

Четкое определение целей поможет вам в реализации вашей миссии. Цели могут быть разлделены на четыре основные группы

• Персональные
• Карьера\бизнес
• Развлечения
• Вклад в общее дело

Для определения списка целей просто возьмите чистый лист бумаги, выберите группу и напишите, чего вы хотите достичь. Пишите не останавливаясь примерно 5 минут. Не обращайте внимание на какие-либо ограничения, пока составляете список. Делайте это с уверенностью ,что вы можете достичь всего, чего может достичь кто-нибудь другой.

Для уточнения ваших целей делайте следующее:

• Убедитесь, что каждая цель определена точно. Вы должны точно знать, как вы определите, что цель достигнута.
• Убедитесь, что цель лисно ваша, а не навязана кем-то другим.
• Убедитесь, что для цели поставлено время, когда она будет достигнута.
• Убедитесь, что цель не противоречит с другими сферами вашей жизни.
• Убедитесь, что цель соответствует вашим ценностям и миссии.
• Формулируйте цели позитивно. Цель должна быть направлена на достижение чего-то, а не избегания чего-то.
• Приводите полный списк причин, по которым вы должны достигнуть цели и какие будут последствия, если вы цели не достигнете. Это должно подтолкнуть вас к достижению цели.
• Определяйте цель так, чтобы вы могли ее достигнуть, не будучи зависимы от каких-то конкретных людей.

Чтобы начать движение к достижению цели и успешно закончить его:

• Убедитесь, что вы направили все свои усилия на достижение этой цели. Простой заинтересованности в достижении цели - недостаточно.
• Убедитесь, что у вас есть что-то, что может придать вам импульс для старта прямо сейчас.
• Найдите спокойное место и задумайтесь, что вы будете чувствовать, достигнув основных целей в каждой группе - почувствуйте вкус успеха! Это поддержит вашу мотивацию и придаст сил двигаться вперед. Нужно делать это упражнение как минимум 2 раза в неделю.
• Обратитесь к плану достижения целей и запланируйте, как вы собираетесь реализовывать цель
• Учитывайте ваши цели при недельном планировании и вставляйте связанный с достижением целей дела в ваше расписание

Вы можете захотеть включить ваши цели в ваш инструмент планирования для упрощения их использования. Помните, что результаты - это не все. Вы должны наслаждаться процессом достидения цели, т.к. вы учитесь и развиваетесь в этом процессе. Направление вашего движения так же важно, как и результат. Продвижение к вашим целям помогает вам развиваться как личность и приведет вас к новым вершинам!

Перевод LifeTools. Страница 2. Как верно расставить приоритеты

Как верно расставить приоритеты

Занимаясь своими каждодневными делами, задумываетесь ли вы о своих приоритетах и о том, чтобы им следовать? Ниже по тексту дан список, который содержит возможные приоритеты вашей жизни. Добавьте в него свои пункты, если это необходимо, и отсортируйте список так, чтобы он отражал реальное положение вещей для вас. Как это сделать? Просто подумайте о том, что вы делаете изо дня в день и отмечайте, сколько времени вы уделяете каждой сфере вашей жизни. Будьте очень честны с собой и обязательно проверьте, что список содержит ваши текущие (а не желаемые) приоритеты.

• Семья
• Друзья
• Партнер
• Работа
• Учеба
• Сообщество
• Духовные потребности
• Здоровье
• Я
• Дом
• Дети

Есть ли пункты, которые вы хотите переместить или удалить? Если вы были честны с собой, то скорее всего обнаружите, что ваши текущие приоритеты далеки от идеала.

Теперь сделайте другой список, который описывает ваши желаемые приоритеты в желаемом порядке. Убедитесь, что ваши собственные потребности находятся в вершине списка. Необходимо в первую очередь обратить внимание на себя, прежде чем смотреть на других людей и другие сферы вашей жизни. Насколько высоко в списке вы поставили себя? Возможно ли переместить себя выше по списку? Получив отсортированный список, потратьте некоторое время для проверки, будете ли вы дейтвительно счастливы, живя по таким приоритетам. После этого поместите этот список где-нибудь, где вы можете видеть его каждодневно - он будет напоминать вам, что действительно важно.

Вы можете использовать следующие технологии для составления спика делаемых приоритетов:

• Определение миссии - Внесите ваши приоритеты в описание миссии (миссия описывает, что вы хотите получить от жизни). Ваша миссия подчеркнет ваши приоритеты\ценности и поможет вам реализовать их в жизни.
• Постановка целей - Установите для себя несколько целей, которые помогут вам достигнуть успеха в тех областях жизни, для которых вы определили высокий приоритет.
• Управление временем - Убедитесь, что ваши желаемые приоритеты отражены в плане дел на неделю и вы проводите свое время согласно с ними.
• Изменение поведения - Используйте эту технологию для изменения вашего поведения, когда оно не совпадает с вашими желаемыми приоритетами.

Тратьте свое время и энергию на те вещи, которые действительно имеют значение. Вы станете жить полной жизнью с уверенностью, что ваше внимание и усилия направлены на правильные дела.

Перевод Life Tools. Введение.

Выкладываю оригинал Life Tools . Буду переводить в день по страничке. Параллельно буду выполнять эти рекомендации и результаты приводить как иллюстрации.
Когда закончу перевод, сделаю его одним документом.

Перевод Life Tools. Страница 1. Как определить миссию.

Как определить миссию

Действительно ли вы представляете, чего хотите от жизни, или просто катитесь по инерции? Вы должны определить для себя свои стремления и желания.

Четкое представление собственной миссии сделает вашу жизнь гораздо насыщеннее. Вам необходимо определить свои цели и постоянно стремиться к их достижению. Миссия выделит то, что вы цените, и будет вести к желаемому будущему. Для определения миссии выполните следующее:

1. Найдите тихое место вдали от всех, чтобы никто вас не беспокоил, и постарайтесь очистить голову от обыденных мыслей.
2. Используйте технологию определения целей (goal setting) для получения списка целей по каждой важной сфере вашей жизни .
3. Осознание смертности и скоротечности жизни поможет вам определить верные цели. Представьте, что вы присутствуете на своих похоронах и слышите, что о вас говорят люди. Цели, которые вы определили, должны помочь вам стать человеком, о котором вы только что услышали столько хорошего :) . Если это не так, то стоит подредактировать цели.
4. Выберите главную цель в каждой важной сфере жизни и переформулируйте их так, как будто вы уже их достигли . Эта формулировка должна быть выполнена в позитивном ключе. К примеру, если вы хотите бросить курить – не пишите: «Мне нужно бросить курить, потому что это убивает меня». Вместо этого надо написать: «Я не курю и чувствую себя замечательно!».
5. Запишите цели в том виде, как вы их только что сформулировали, и объедините их в логические группы – это и будет описание вашей миссии.
6. Набор целей должен быть единым, поэтому спросите себя, как каждая цель связана с другими частями вашей жизни. Нужно избегать противоречия целей друг другу. Например, если вы рассматриваете цели, связанные с работой и при этом думаете, что дополнительная работа может уменьшить время на обзение с близкими, то нужно подумать о том, как найти подходящее решение для удовлетворения обоих аспектов.
   

Ваша миссия должна пересматриваться как минимум каждые 6 месяцев, так как она может изменяться вместе с жизненной ситуацией. Вы можете использовать технологию планирования цели (goal planning) для пути от начальной точки к точке достиджения каждой цели. Вы должны включить миссию в систему управления вашим временем (time management) и использовать ее при планировании (planning tool), чтобы быть уверенным, что приоритеты по использованию времени расставлены верно.

Вы можете почувствовать что внешне ваша миссия выглядит полно, но лишенна жизни или чего-то еще, чего вы не можете определить:). Если это случилось, вам нужно использовать технологию определения взгляда на жизнь (grand vision) и включить результаты, полученные с помощью технологии, в миссию.

Как прожить жизнь?

Сегодня, отвечая на вопрос "Как жить в этом мире?" неожиданно для себя выдал неплохую формулировку: Жизнь надо прожить так, чтобы помирать было не обидно!

А вечером начал переводить Life Tools, это такой сборник советов по улучшению жизни, выполненый в виде одной брошюры. Один совет - одна страница. Раньше размещалась на сайте www.lifetools.org.uk, сейчас куда-то делась. Решил перевести на русский, т.к. в краткой форме содержит много дельных советов. Заодно при переводе и сам тщательнее вопрос проработаю.

И вот, прямо в первой главе "Определение миссии" натыкаюсь на совет: "
Осознание своей смертности и скоротечности жизни поможет тебе определить верные цели. Представь, что ты посетил свои похороны. Что бы ты хотел о себе на них услышать? Цели, которые ты определяешь, должны помочь стать тем человеком, о которых говорили на твоих воображаемых похоронах:)"

Обратил внимание на то, что очень часто так бывает, когда посетившая тебя мысль в короткое время подтверждается из других источников.

Цель в жизни - альфа-версия

Из предыдушего поста решил 2,4 и 5 пункт считать тривиальными и сосредоточиться на первом и третьем.
В итоге решил сформулировать цель так:
Достижение все большей свободы для себя и близких путем совершенствования окружающих нас систем.

Цель в жизни

Для дальнейшего развития остро встал вопрос определение настоящей цели в жизни.Ясно, что заработать много денег - никакая не цель. Хочеться чего-то такого, чтобы и самому жилось долго и счастливо, и другим от этого тоже была какая-то польза.
Решил начать с определения ценностей, которых я придерживаюсь, и склонностей. Получился такой список:

1. Свобода
2. Самосовершенствование и помощь в этом близкого окружения
3. Организация различных систем
4. Познание окружающего мира
5. Здоровье и долголетие

Теперь из этого списка надо вытащить цели. Над этим и буду думать на досуге.

Пять тибетцев

Вчера решил, что таки надо заниматься утренней разминкой. Размялся как умел (основа - разминка из бальных танцев). Но подумал, что надо найти какой-то эффективный комплекс. Наверняка такой есть, люди не первый год утренними разминками занимаются :)

Решил для поисков попробовать http://otvet.mail.ru/ Результатом остался очень доволен (кстати рекомендую). Ответы были получены быстро, при этом в основном толковые. Больше всего мне понравились "УШУ , комплекс ЧОЙ" и "Пять тибетцев" (и еще ссылка). С ушу я немного знаком (в детстве занимался), поэтому решил остановиться на "Пять тибетцев".

Сегодня с утра сделал комплекс. Ощущения очень хорошие - размялись все основные мышцы. Сижу сейчас на работе - ощущение в позвоночнике приятные.

Буду продолжать заниматься 30 дней по методике "30 дней" Стива Павлины . По результатам сделаю выводы